Dịch vụ
Dịch vụ số hóa tài liệu
Lập quy trình chuyển tài liệu giấy thành hồ sơ số có cấu trúc, kiểm tra chất lượng hình ảnh, dữ liệu nhận dạng và khả năng tìm kiếm trước khi bàn giao.
Từ tài liệu giấy đến hồ sơ có thể khai thác
Số hóa giúp nhà trường tra cứu và chia sẻ tài liệu thuận tiện hơn, nhưng quét thành tệp ảnh mới là một bước trong quy trình. Muốn dùng lâu dài, cần xác định cách đặt tên, phân loại, tìm kiếm, phân quyền và bảo quản hồ sơ số ngay từ đầu.
Phạm vi có thể gồm tài liệu hành chính, học liệu, sách hoặc hồ sơ lưu trữ. Mỗi loại có yêu cầu khác nhau về cách xử lý bản gốc và mức độ nhận dạng nội dung. Kế hoạch cần dựa trên tình trạng tài liệu, khối lượng và mục đích sử dụng sau số hóa.
Khảo sát và chuẩn bị tài liệu
- Kiểm kê số lượng, kích thước, kiểu đóng tập và tình trạng vật lý.
- Phân loại tài liệu cần giữ nguyên cách đóng hoặc cần thao tác riêng khi quét.
- Xác định trường dữ liệu dùng để tra cứu, chẳng hạn tên hồ sơ, thời gian hoặc đơn vị quản lý.
- Làm rõ người được truy cập và các nội dung cần hạn chế chia sẻ.
Tài liệu quý, dễ hư hỏng hoặc có thông tin nhạy cảm cần có phương án xử lý riêng. Không nên tháo tập hoặc tác động lên bản gốc trước khi thống nhất với đơn vị quản lý.
Quét, nhận dạng và tổ chức dữ liệu
Thiết bị quét và thiết lập hình ảnh phải phù hợp loại tài liệu. Nếu cần tìm kiếm trong nội dung, có thể xem xét nhận dạng ký tự; kết quả cần kiểm tra lại, đặc biệt với bản mờ, bảng biểu hoặc tài liệu nhiều ngôn ngữ.
Tên tệp, cấu trúc thư mục và thông tin mô tả nên được áp dụng thống nhất. Khi nhập vào hệ thống quản lý, cần thử khả năng tìm kiếm, mở tệp và liên kết đúng giữa hồ sơ với tài liệu đi kèm.
Kiểm soát chất lượng trước bàn giao
Bộ mẫu thử nên được thực hiện trước khi xử lý toàn bộ. Nhà trường có thể kiểm tra độ rõ, đủ trang, đúng thứ tự, hướng trang và tính chính xác của thông tin nhận dạng. Tiêu chí chấp nhận cần được ghi lại để các bên dùng cùng một cách đánh giá.
Khi bàn giao, nên có danh sách hồ sơ, cấu trúc dữ liệu, kết quả kiểm tra và các ngoại lệ cần lưu ý. Việc hoàn trả bản gốc và xử lý các bản sao trong quá trình làm việc cần được thống nhất rõ.
Khai thác và lưu trữ sau số hóa
Hồ sơ số cần được sao lưu, kiểm tra khả năng khôi phục và quản lý quyền truy cập theo vai trò. Hãy gửi ITS loại tài liệu, khối lượng dự kiến và hệ thống muốn tích hợp để xây dựng phương án khảo sát và mẫu thử phù hợp với nhu cầu của đơn vị.