Dịch vụ
Dịch vụ cho thuê thiết bị
Lựa chọn phương án thuê thiết bị theo thời gian, mục đích sử dụng và hạ tầng địa điểm; xác nhận cấu hình, bàn giao, hỗ trợ và hoàn trả trước khi triển khai.
Thuê theo nhu cầu sử dụng cụ thể
Thuê thiết bị có thể phù hợp khi nhà trường cần tổ chức một hoạt động ngắn hạn, bổ sung tạm thời cho phòng học hoặc thử phương án trước khi đầu tư. Bước đầu tiên là mô tả công việc cần hoàn thành, thời gian sử dụng và số lượng người tham gia, thay vì chọn thiết bị chỉ theo tên gọi.
Nhóm nhu cầu có thể liên quan đến trình chiếu, âm thanh, học tập hoặc hạ tầng máy chủ. Khả năng đáp ứng, cấu hình và hình thức bàn giao cần được xác nhận cho từng yêu cầu; nội dung giới thiệu chung không phải danh sách thiết bị luôn có sẵn.
Thông tin cần chuẩn bị
- Mục đích sử dụng, lịch lắp đặt, thời gian vận hành và lịch hoàn trả.
- Địa điểm, diện tích, nguồn điện, kết nối mạng và thiết bị sẽ dùng chung.
- Số người sử dụng, định dạng nội dung và các chức năng bắt buộc.
- Người phụ trách nhận bàn giao và đầu mối phối hợp tại địa điểm.
Với dịch vụ hạ tầng máy chủ, cần mô tả ứng dụng, nhu cầu truy cập, dữ liệu, phương án sao lưu và việc chuyển dữ liệu khi kết thúc. Các điều kiện sử dụng tài nguyên phải được trao đổi riêng với phương án thiết bị tại chỗ.
Thống nhất phạm vi thuê
Trước khi triển khai, cần xác nhận cấu hình, phụ kiện, phần mềm hoặc quyền sử dụng liên quan. Báo giá và thỏa thuận nên thể hiện thời hạn, vận chuyển, lắp đặt, hỗ trợ, trách nhiệm bảo quản và cách xử lý phát sinh.
Nếu lịch hoạt động quan trọng, nên chuẩn bị một phiên kiểm tra trước ngày sử dụng. Việc thử nội dung thực tế giúp phát hiện sớm vấn đề về đầu nối, độ rõ hình ảnh, âm thanh hoặc kết nối mạng.
Bàn giao và vận hành
Biên bản nhận thiết bị nên ghi tình trạng, số lượng và phụ kiện. Người sử dụng cần được hướng dẫn các thao tác chính, cách tắt thiết bị và cách liên hệ khi phát sinh sự cố. Quyền truy cập hệ thống thuê cũng cần được giao cho đúng người phụ trách.
Trong thời gian sử dụng, nên ghi nhận sự cố và những thay đổi đã thực hiện để việc hỗ trợ có đủ thông tin. Mọi điều chỉnh phạm vi hoặc kéo dài thời hạn cần được xác nhận trước.
Hoàn trả và kết thúc
Trước khi hoàn trả, hãy lưu dữ liệu cần giữ, đăng xuất tài khoản và thống nhất việc xóa dữ liệu còn trên thiết bị hoặc hệ thống. Hai bên kiểm tra lại tình trạng và phụ kiện theo biên bản ban đầu. ITS có thể tiếp nhận thông tin nhu cầu để cùng đơn vị xác định phương án và các điều kiện cần xác nhận.